Cuándo es conveniente el Home Office y cómo organizarse

Que tus empleados trabajen desde casa puede ser muy práctico y beneficioso, tanto para tu empresa como para tus colaboradores.

El mayor beneficio es que los empleados alcanzan cierto balance entre vida personal-trabajo y, como resultado, se da mayor productividad y motivación.

Además, existen beneficios relacionados con el medio ambiente, ya que si alguien trabaja en su casa dos o tres días de la semana, evitará usar transporte y gastar en comida, entre otros.

El llamado “teletrabajo” o trabajo remoto hace unos años, hoy conocido como Home Office, comenzó a tomar fuerza en 2009, cuando las empresas vieron su viabilidad para reducir costos, como movilización de los empleados y arriendo de las oficinas.

Los trabajadores comenzaron a conciliar su vida personal y profesional más fácilmente, al ver a su familia más tiempo. Esto los hizo más productivos, según indican estudios realizados sobre el tema.

Estados Unidos fue uno de los pioneros en implementar el Home Office en los 80, cuando 0.75 por ciento de los trabajadores laboraban bajo esta modalidad. Para 2010, se incrementó la cantidad a 2.5 por ciento de empleados, según indica el estudio Trabajadores en Casa en los Estados Unidos, de la Oficina de Censos estadounidense.

Según un análisis de Nicholas Bloom, mencionado por la revista Numbers en Ecuador, los empleados que trabajan desde casa son más felices y están más comprometidos con su empresa.

Incluso, grandes organizaciones que han aplicado esta forma de trabajo, llegaron a ahorrar hasta mil 900 dólares por empleado en espacio, mobiliario y movilización. Agregado a esto, se ha visto que los colaboradores están más satisfechos, tienen mejor alimentación y equilibrio emocional.

Cumplir ocho horas de oficina no es ya un requisito. De hecho, el Home Office se basa en alcanzar metas y resultados en vez de horas trabajadas.

Las ventajas del Home Office

Entre los beneficios más importantes del Home Office podrás encontrar:

  1. Expansión de la empresa. Una vez que los empleados aprenden a trabajar desde casa, el ahorro que representa el Home Office genera un crecimiento empresarial sin límites. Es posible abrir operaciones en otras ciudades y sucursales en mercados pequeños, aumentando la competitividad.

  2. Se desarrolla una infraestructura virtual. Las compañías del futuro son virtuales y necesariamente tienen empleados que dominan el trabajo desde casa. Cuando la empresa aprende a manejar la estructura informática en la que no importa el espacio físico, podrá tener una cultura organizacional más fuerte que las empresas que dependen de un lugar.

  3. Empleados más satisfechos. Tener más tiempo con la familia, mientras se tiene un trabajo, hace que los empleados estén más felices. Implica menor rotación laboral, lo que hace menores los costos de la organización, puesto que reclutar, entrenar y finalizar contratos requiere gasto económico.

  4. Trabajar con los más innovadores:Cuando queda instaurada la política Home Office, la contratación no se limita al espacio geográfico. Es factible contratar gente en otros países con experiencia laboral que enriquece a la empresa.

  5. Apertura e inclusión laboral. Además del colaborador común, las personas con discapacidad tienen más accesible una opción laboral si pueden realizar las tareas desde su casa. Pueden también tener un horario más flexible y conciliar la vida familiar con mayor libertad.


Cómo implementar el Home Office eficientemente

El Home Office no es para todos, ya que no se trata solamente de trasladar la computadora de la oficina al hogar. Implica más que eso y requiere disciplina.

Si tienes empleados que trabajan desde casa, aunque solamente sea un día de la semana, necesitan existir pautas claras en la política de trabajo.

Dejar de lado algunos detalles puede ser contraproducente, en especial si el colaborador no es supervisado adecuadamente o si en su hogar no hay una estructura de trabajo segura.

Considera los siguientes aspectos para decidir: 

  1. ¿Quiénes pueden trabajar desde la casa? Cada empleado es diferente del resto. Como empresario o directivo necesitas reconocer quién de tus trabajadores será productivo en Home Office. Algunos necesitan una rutina establecida para producir resultados, por lo que podría no ser lo ideal para ellos.

  2. Equipo adecuado. Existe la posibilidad de que proporciones a tu colaborador equipo adicional para trabajar desde su casa. Estas herramientas que necesitarás proporcionar a tus empleados irán de acuerdo con el servicio o los productos que ofrece tu empresa.

  3. Salud y ambiente seguro. Las empresas enfrentan diferentes niveles de responsabilidad por los empleados que trabajan desde su hogar. Existe la posibilidad de que necesites incluir un apartado en tu política de trabajo para estipular que podrías acceder a su casa para revisar los riesgos de trabajo.

  4. Confidencialidad. Establece el procedimiento que seguirán para mantener la confidencialidad durante la relación laboral y en caso de que esta termine, ya que dejarás información y documentos de tu empresa en manos del colaborador Home Office. No se trata de que desconfíes de él, sino de que consideres que habrá otras personas entrando a su casa.

  5. Supervisión adecuada. Algunas empresas dan seguimiento al trabajo de sus colaboradores mediante un software determinado. Si este no es idóneo para tus empleados, revisa cómo garantizarás que estén trabajando en niveles óptimos. Requieres establecer cómo y con qué frecuencia te comunicarás con ellos, aunque solamente sea por correo electrónico.

  6. Lo que motiva a tus colaboradores. Requieres dejar claro en tu política de trabajo qué esperas de tus empleados. Al saber qué los motiva y qué necesitan, podrás llegar a acuerdos según lo que tú tienes en mente. Por ejemplo, si se trata de una madre de familia, tendrá que saber que el tiempo de trabajo en casa no es para dedicarse a los niños.

  7. Cuentas claras. Mientras más detalles tengan tus políticas de trabajo, más fácilmente podrán solucionarse los desacuerdos en caso de que se presenten. En la política debe aparecer lo que esperas de alguien que trabaja desde su casa y cuándo hará falta que asista a la oficina.

En caso de necesitar apoyo, puedes trabajar con tu departamento de Recursos Humanos en este tema o pedir el apoyo externo de asesores profesionales.

  1. Sustituir el “yo” por “nosotros”. Ya sea en un trabajo remoto o presencial, una clave para trabajar bien en equipo consiste en quitar la palabra “yo” para sustituirla por el “nosotros”. Al liderar un equipo necesitas transmitir confianza, corregir mediante retroalimentación positiva y tener motivada a la gente.

  2. Marca objetivos comunes y roles diversos. Crear metas alcanzables tanto a corto como a mediano plazo propiciará que el grupo esté entusiasmado. Para realizar cada tarea, ayudará que asignes roles a cada colaborador. Así evitarás conflictos.

  3. Haz de la comunicación tu prioridad. Ante todo, es importante mantenerte comunicado con tu personal que trabaja a distancia. Ya sea mediante el correo electrónico, por Skype o mediante videoconferencias. El hecho de que los integrantes del equipo se lleven bien es esencial para que funcione bien la empresa.

  4. Soluciona conflictos. La negociación debe ser “protagonista” si surge algún conflicto. Y llegar a un acuerdo que convenza a ambas partes será lo más importante.

Las nuevas tecnologías

Dirigir un equipo a distancia no es fácil. Mas, si sigues pautas lógicas podrás evitar problemas con tus colaboradores de Home Office. Mantener la comunicación frecuente a través de los diferentes medios digitales te ayudará a estar en armonía y trabajando en línea.

Algunas herramientas y aplicaciones para trabajar online te servirán para aumentar la productividad de tu equipo y, como resultado, evitar distracciones. Conoce lo que hay a tu disposición:

  • Google Docs. Permite compartir cualquier documento, ya sea de texto, hoja de cálculo o presentación. Es posible trabajar en tiempo real y resulta ideal si tienes que trabajar con otra persona, a la que puedes invitar para ver cómo avanza el proyecto.

  • Dropbox. Esta reconocida herramienta funciona de manera eficiente y permite subir todos los archivos a “La Nube”, de tal forma que a través de tu cuenta puedas acceder a ellos desde tu computadora o Smartphone.
    Permite disponer de una carpeta en tu laptop y colocar ahí los ficheros hasta por 5 GB (gratuitos), aunque es posible aumentar el plan. Otra ventaja es que podrás compartir con otras personas las carpetas o subcarpetas creadas en vez de usar el correo electrónico.

  • Skype. Para tener contacto directo con un colaborador, la mejor opción es Skype, pues gracias a su chat, por vía telefónica o videoconferencia, puedes mantenerte comunicado.

  • Podio. Esta herramienta es muy práctica para gestionar proyectos en los que debes asignar labores específicas. Es muy útil si manejas diferentes tareas. Se trata de un app que te permite organizarte de manera efectiva en diferentes espacios para trabajo. Tiene la ventaja de que se integra con los servicios de Google.

  • Evernote. Una aplicación simple, pero funcional. Parece ser un bloc de notas solamente. Sin embargo, tiene como objetivo recordarte todos los pendientes. Puedes crear en ellas notas de texto, de voz, audios o imágenes y sincronizarlas con tus dispositivos. Desde ahí podrás mandar el contenido por mail o redes sociales.

 

Como puedes ver, el Home Office puede ser muy práctico y beneficioso, mas no es para todas las áreas ni para todas las personas. Identificar cuáles puestos pueden moverse a este esquema será el primer paso para ponerlo en práctica y disfrutar de sus ventajas.

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