Tecnologías para favorecer la comunicación interna en la empresa

El valor más importante para las empresas es su capital humano. Si en tu empresa promueves el uso de tecnologías de la información y herramientas colaborativas, estos empleados valiosos alcanzarán mayor eficiencia en sus tareas y en todos los procesos de la organización.

Debes saber aprovechar las innovaciones en los sistemas informáticos para que mejoren tus productos o servicios, los procesos de fabricación y, en general, todo el negocio.

No obstante, muchas veces se pone atención o se invierte solamente en el producto final, sin tomar en cuenta que existen en el camino algunos factores que son esenciales para generar un buen producto.

El primero de estos es contar con talento calificado que realice sus tareas adecuadamente para el buen funcionamiento de todas las áreas de la empresa. Por ello, es necesario que revises cómo apoyar la mejora de su comunicación y productividad mediante las herramientas correctas.

Una de estas herramientas es el uso de las tecnologías de la información indicadas para mejorar los mecanismos de trabajo y la comunicación con los empleados, optimizando las tareas y dando resultados de mayor calidad.

Existen hoy en día todo tipo de soluciones tecnológicas, aplicaciones, softwares, herramientas y dispositivos que mejoran el trabajo cotidiano de los empleados, por lo que es importante considerarlos para las estrategias de digitalización.

Qué tomar en cuenta para mejorar

En ocasiones, por falta de formación o por no ser la herramienta correcta para un problema determinado, las herramientas TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) no son bien utilizadas para reducir el tiempo de producción o ahorrar costes.

Hace falta revisar qué áreas queremos mejorar y cuál herramienta puede ser más útil para el proceso, evitando implementar soluciones solamente por seguir tendencias tecnológicas.

Los beneficios de la tecnología

Mejoras en la seguridad, rapidez de procesos, aumento de la eficiencia son solamente algunos beneficios de utilizar las herramientas TIC. Existen cuatro ventajas importantes que hacen más sencillo el trabajo del personal.

  1. Eficiencia en los procesos

Simplificar procesos, automatizar las tareas repetitivas o hacer más rápida la comunicación son beneficios de las herramientas TIC y permiten a los trabajadores enfocarse en tareas más importantes.

  1. Mayor colaboración y comunicación

Gracias al nivel de hiperconexión logrado en la actualidad, hay una comunicación más rápida y eficiente en las organizaciones, mejorando exponencialmente la capacidad de trabajo en equipo. Todos pueden conectarse entre sí y compartir información.

  1. Control de costes

Al mejorar los procesos, que se hacen más simples, se reducen los costes. Sin embargo, la tecnología permite también llevar un control más detallado de los mismos en todos los niveles. Es posible detectar más rápido los problemas y actuar en donde haya ineficiencias.

  1. Mayor seguridad

En todos los niveles de la organización es indispensable mantener la seguridad. La tecnología es esencial para evitar las posibles amenazas contra la productividad y dar continuidad a procesos seguros.

 

Cómo utilizar las herramientas TIC para mejorar la productividad en tu empresa

Todas las áreas pueden mejorar con el uso de los avances tecnológicos. Si consideras las TIC en especial, podrás aplicarlas de las maneras siguientes:

  1. Almacenamiento y manejo de datos

Datos e información tienen una gran importancia hoy en día para el desempeño de los negocios. De estos depende que las empresas puedan evolucionar y adaptarse ante los cambios para seguir siendo competitivas. Este es uno de los motivos para implementar herramientas TIC en todas las áreas.

Las soluciones Cloud ofrecen actualmente el acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo, manteniendo la seguridad.

Entre las soluciones más conocidas de Cloud computing que pueden usarse desde la nube están:

También puedes usar herramientas muy sencillas que te permitirán almacenar archivos, manejar el correo o gestionar la agenda:

  • Dropbox
  • G Suite
  • One Drive
  • iCloud
  1. Gestión de proyectos

Los empleados de empresas trabajan en equipo involucrados en proyectos distintos. Si una pyme busca gestionar mejor sus proyectos y la información de cada uno, será necesario implementar soluciones tecnológicas para crear cada proyecto y asignar a quienes estarán trabajando en él.

Hay herramientas para gestionar proyectos diversos, desde los simples hasta los más complejos. Será necesario que revises cuál se adapta mejor a tus necesidades y probar antes de elegir alguna opción. Entre las más conocidas están:

  • Basecamp
  • TeamWork
  • Asana
  • Evernote
  • GanttProject
  • Trello
  1. Coordinación de clientes

El software de empresa puede ayudar a tus empleados a reducir tiempos de análisis, búsqueda y seguimiento. Soluciones como los CRM han permitido a numerosas pymes realizar un registro detallado de los movimientos efectuados con sus clientes reales o potenciales y, al mismo tiempo, compartir esos datos entre sus colaboradores.

Este tipo de software de gestión puede ayudar a mejorar la productividad en diferentes áreas o ser útil para los Proyect Managers o Account Managers. Estos podrán entender el estatus de un cliente y utilizar información del mismo.

Entre las soluciones software, como CRM, que analizan datos sobre clientes con fines de marketing están las más populares:

  1. Comunicación eficiente

Hacer eficiente el trabajo es un avance, mas conectar con tu equipo mientras lo realizas lleva a tu negocio al siguiente escalón. Las herramientas sociales corporativas dan estructura a la interacción de tus equipos, mantienen el movimiento y las personas aprenden a trabajar motivadas y logrando mayor productividad.

Por eso es necesario elegir el tipo de canal de comunicación adecuado. Los correos electrónicos son el principal medio de comunicación en muchas empresas, aunque no siempre son la herramienta más productiva o eficiente. Puede pasar que en alguna ocasión, una situación que pudo solucionarse en un minuto de llamada telefónica o de mensajería instantánea, se posterga en varios envíos de correos electrónicos.

Es importante entonces conocer qué tipo de comunicaciones hay entre tus colaboradores y analizar cuál es el canal más adecuado para cada situación.

Entre las soluciones más conocidas están:

  • Llamada telefónica
  • E-mail
  • Chats
  • Videollamada

Algunas de las herramientas tecnológicas para realizar este tipo de conexiones son:

  • Voz IP
  • Skype
  • Hangouts
  • Slack

Al facilitar la comunicación dentro de la compañía, podrás impulsar el trabajo en equipo, la retroalimentación y el intercambio de información, haciendo que se mantenga la cohesión y el enfoque de cada área.

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